Al pasar a un esquema distribuido, se generan muchas barreras de comunicación, aparte de que existirá un tiempo necesario para que los equipos se acostumbren a trabajar bajo la nueva modalidad, como sucede al implementar cualquier nueva forma de trabajo. Debido a esto, los Coachs deberán considerar esta situación para intentar evitar al máximo estas barreras. A continuación, listamos algunas prácticas importantes que en mi experiencia me han dado muy buenos resultados:
Si el equipo usa un marco como Scrum, la reunión diaria de 15 minutos se vuelve más necesaria que nunca. Si no lo usan, es importante que por lo menos comiencen a usar la ceremonia Daily Scrum que propone este marco.
El uso de cámara deberá ser obligatorio. Esto tiene beneficios que van más allá de la información que comunicamos a través de nuestros movimientos corporales. Su uso permite reforzar la idea de que por más que estemos en nuestra casa cómodos, necesitamos estar listos para tener conversaciones con nuestros pares, esto a la vez hace que nuestros días no sean levantarse y sentarse en un escritorio, sino prepararse como si fuésemos a la oficina, con el gran beneficio (por lo menos para muchos) de quedarse en casa.
Programar videollamadas semanales entre pares de miembros para no dejar que se enfríe la relación. Pueden ser reuniones en las que se traten cuestiones de trabajo (que estuviste haciendo desde la vez pasada que nos encontramos, esto viene bien para la transferencia de conocimiento) o darles un carácter más informal apuntando a la sociabilización de los miembros y con esto reforzar la confianza entre ellos.
Todas las decisiones que se van tomando deben ser comunicadas, por más mínimas que sean. Para esto se pueden utilizar herramientas como blog, wiki, una pizarra virtual, etc. donde se vayan registrando todas estas decisiones o acuerdos que se consensuen. Es importante hacer al equipo muy consciente de esta práctica, especialmente al principio para la información fluya.
Instaurar orden y estructura clara para la información. En esta forma de trabajo se genera más información digital que antes. Es por eso que deben estar claro mas que nunca donde se almacena cada cosa, como configurar alarmas para avisar a otros sobre nueva información, etc.
También los horarios y canales de comunicación deben ser muy claramente establecidos y mantenidos. Con horarios me refiero a saber que podemos contar con ciertas personas en ciertos horarios. Y respecto a los canales de comunicación, deberán existir chats configurados para el equipo y/o grupos definidos de WhatsApp, entre muchas otras opciones.
Establecer objetivos a corto plazo para lograr la convergencia del equipo y evitar que se desperdicie tiempo en cuestiones fuera de la estrategia.
Analizar en todo momento la interacción del equipo en las reuniones para detectar prácticas o métodos a implementar. Tenerlo como un punto prioritario dentro del trabajo de coach.
Considerar recursos nuevos necesarios (diademas, portátiles con cámara, silla, canales de comunicación con áreas de soporte, etc.).
Al ingresar una nueva persona, es importante que se tomen acciones que antes no se llevaban a cabo, como por ejemplo asegurar la introducción del nuevo talento al equipo y viceversa, asegurarse de inducir al nuevo compañero todo lo relacionado al equipo (esto acelerará su integración).
El equipo deberá aprender a trabajar de esta nueva manera, por lo que deberá dedicar tiempo a este aprendizaje. Es importante establecer guías que puedan orientar a los miembros en la nueva modalidad (guías que hablen sobre su lugar de trabajo y como mantenerlo, sobre buenas prácticas para reuniones remotas, recomendaciones sobre su vida social, por ejemplo, no permanecer días sin salir de la casa, respetar sus horarios para invertir el tiempo en otras cosas, etc.).
Considera como coach estas prácticas en los equipos y no olvides que necesitarás estar seguro sobre mostrar y justificar los beneficios que éstas traerán al equipo (táctica fundamental en la gestión del cambio). Sé más empático que nunca y permanece atento a la madurez que se va alcanzando por el equipo en ellas.